jueves, 13 de febrero de 2014

Gráficas de Excel con números y porcentajes

En más de una ocasión he necesitado mostrar en una gráfica el mismo datos, utilizando los valores numéricos y los porcentuales para mejorar la visualización de la información a la hora de analizar un dato. El problema, es que en muchos casos estos dos datos son muy dispares y no quedan nada bien en una sola gráfica.

Por ejemplo, para analizar un parcial, quiero saber cuantos alumnos han aprobado, cuantos han sacado un bien, cuantos han suspendido, etc. Imaginemos qué tenemos 10 aprobados de 30 alumnos o lo que es lo mismo un 33%. Si lo intentamos presentar en un gráfico de barras, con una sola escala, queda raro ya que los valores numéricos van de 0 a 30, mientras que los porcentuales van de 0 a 100

Como lo podemos solucionar?

Excel 2007 (o superior) permite utilizar dos escalas distintas en el mismo gráfico, de tal manera que cada serie muestre la información en función de la escala que mejor la represente.


Voy a plantear un ejemplo paso a paso para explicar como trabajar con estos tipos de gráficos.

Datos de Origen

Parto de una tabla donde he almacenado para cada alumno, la nota que ha sacado y que utilizando la función "Promedio" me calcula la media por alumno. En esta tabla tengo también una columna dónde transformo esa nota media en un texto utilizando varias funciones "Sii" anidadas (unas dentro de otras)
Para analizar mejor los datos, tengo una segunda tabla que he llamado de "Indicadores" y que utilizar la función "Contar.Si.Conjunto" me recuenta cuantos suspensos, aprobados, etc, tengo en la primera tabla.
Esta tabla la completo con una columna de porcentajes
Si selecciono la tabla (menos la fila de Total) e inserto un gráfico de barras, me muestra las dos series a la vez ( Nº de alumnos y % de alumnos) por cada tipo de nota, pero, el gráfico es poco claro, incluso añadiendo los valores para cada serie

Utilizar un eje secundario para los datos

Lo primero que tenemos que hacer es seleccionar una de las dos series e indicar en las propiedades del formato, que queremos que la represente en el eje secundario.
Lo más sencillo, es ir a la cinta de botones, en la pestaña Formato y seleccionar "Serie Nº" y pulsar sobre "Aplicar formato a la selección"
Se abre la ventana de propiedades con el título "Formato de serie de datos" y ahí es donde tenemos que indicar que queremos utilizar el Eje secundario. Si no tenemos seleccionada previamente la serie, no va a mostrar esta opción. 

Jugando con las opciones de "Ancho del intervalo" podemos indicar el grosor de la serie, hasta encontrar el que nos parezca mejor para el gráfico

Como las escalas las pone de forma automática, podemos forzar para que la escala secundaria refleje siempre los 30 alumnos y así tengamos un gráfico más claro. Para establecer los valores en la escala secundaria, tenemos que seleccionarla primero, bien pinchando en el gráfico o bien desde la cinta de opciones.
Una vez seleccionada, pulsamos "Aplicar formato a la selección" y nos muestra la ventana de propiedades, dónde podemos establecer un valor fijo a la escala, en este caso, 30.

Resultado Final

Una vez hechos los cambios en el gráfico ( indicar a la serie número que utilice el eje secundario, cambiar el grosor de la serie, añadir un valor fijo a la escala secundaria, mostrar valores) tenemos un gráfico, que a mi entender, expresa de forma más clara toda la información de la tabla de indicadores.


Microsoft Excel  es una herramienta muy potente y a base de "enredar" puedes conseguir resultados muy interesantes. Gracias a @Mikelzp por sus consejos sobre gráficos